Sieben Prüfpunkte für die Praxis · Stand: 28. September 2026
Die gute Nachricht: Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, Abrechnung, Meldungen und Unterlagen zu prüfen. Sie ist ohne Name oder E-Mail-Adresse zugänglich und lässt sich im Browser drucken oder als PDF speichern. Sie ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.
FEHLER 01
Tarife und Zuschläge falsch berechnet
Viele Betriebe vergessen regionale und saisonale Tarifzuschläge oder wenden veraltete Tariflöhne an.
Prüfen Sie monatlich, ob die aktuellen Tarife angewendet werden
Prüfen Sie Gewerk, Tarifbindung und vertragliche Entgeltgrundlagen; nicht jedes Gewerk hat denselben Mindestlohn
Dokumentieren Sie die Tarifgrundlage für jeden Mitarbeiter
FEHLER 02
Zuschläge und Sonderregelungen übersehen
Überstundenzuschläge, Nachtzuschläge, tarifliche Sonderzahlungen – viele Zuschläge werden vergessen oder falsch berechnet.
Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter alle anfallenden Zuschläge systematisch
Unterscheiden Sie zwischen tarifvertraglichen und freiwilligen Zuschlägen
Belegen Sie Zuschlagsberechtigung schriftlich
FEHLER 03
Saisonalbeschäftigung nicht korrekt abgerechnet
Saisonarbeit beschreibt einen zeitlich begrenzten Bedarf, nicht automatisch eine kurzfristige oder sozialversicherungsfreie Beschäftigung.
Prüfen Sie vor dem Einsatz die Beschäftigungsart, Vorbeschäftigungen und gegebenenfalls Berufsmäßigkeit
Dokumentieren Sie die Arbeitszeiten über die gesamte Saison lückenlos
Kurzfristige Beschäftigung 2026: grundsätzlich drei Monate oder 70 Arbeitstage, in landwirtschaftlichen Betrieben 15 Wochen oder 90 Arbeitstage; über 603 Euro monatlich Berufsmäßigkeit prüfen. Quelle: Minijob-Zentrale
FEHLER 04
Meldungen an Sozialversicherung verspätet
An-, Ab- und Ummeldungen müssen innerhalb festgelegter Fristen erfolgen – besonders bei Saisonarbeitern und kurzfristigem Personalwechsel.
In sofortmeldepflichtigen Branchen, etwa Bau sowie Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe: Sofortmeldung mit Meldegrund 20 spätestens bei Beschäftigungsaufnahme unmittelbar an die DSRV, nicht an die Krankenkasse. Sie ersetzt die reguläre Anmeldung nicht. Quelle: DSRV
Reguläre An- und Abmeldungen mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn beziehungsweise Ende der Beschäftigung übermitteln; § 6 DEÜV und § 8 DEÜV
Setzen Sie Erinnerungen für wiederkehrende Meldungstermine
FEHLER 05
Fehlende Dokumente bei Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung kann Monate dauern, wenn Unterlagen unvollständig oder unstrukturiert sind.
Führen Sie ein digitales Archiv für alle Lohnabrechnungen
Bewahren Sie Nachweise für Zuschläge und Sonderregelungen auf
Bereiten Sie eine Prüfungs-Mappe mit allen relevanten Dokumenten vor
FEHLER 06
Lohnsteueranmeldungen nicht termingerecht
Bei verspäteten Lohnsteueranmeldungen kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Es gilt keine pauschale automatische 10-Prozent-Regel. Nach § 152 AO, insbesondere Absätze 1, 3 Nr. 4, 8 und 10, sind unter anderem Dauer und Häufigkeit der Verspätung sowie Steuerhöhe zu berücksichtigen; höchstens sind 25.000 Euro zulässig. Ein Säumniszuschlag wegen verspäteter Zahlung ist davon zu unterscheiden.
Legen Sie interne Deadlines 3–5 Tage vor dem Finanzamt-Termin fest
Nutzen Sie automatisierte Meldesysteme
Kontrollieren Sie quartalsweise die Soll-Ist-Abstimmung
FEHLER 07
Berufsgenossenschaft und Meldungen vernachlässigt
Meldungen an die Berufsgenossenschaft werden oft übersehen – mit teuren Folgen.
Klären Sie den zuständigen Unfallversicherungsträger und die erforderlichen Entgeltmeldungen; eine pauschale individuelle BG-Anmeldung jedes Mitarbeiters ist nicht der richtige Prüfpunkt
Überprüfen Sie regelmäßig die Beitragssätze
Dokumentieren Sie Unfallversicherungsnachweise lückenlos